·Door Charly Perne, Senior Accountmanager Logistiek
WMS- en ERP-koppeling voor fulfilment: hoe werkt het?
Hoe werkt een WMS- en ERP-koppeling voor fulfilment? Uitleg over Mendrix, XML, EDI, EDIFACT, CSV, JSON en real-time orderstatus voor grote producten.
Een fulfilmentpartner die losstaat van uw webshop of ERP dwingt u tot handmatig overtypen van orders, het handmatig bijwerken van voorraden en eindeloos bellen voor statusupdates. Dat is tijdverspilling die u niet kunt gebruiken als uw webshop groeit. In dit artikel legt u uit hoe een WMS-koppeling werkt, welke dataformaten gangbaar zijn en wat u concreet kunt verwachten van de integratie met BMD Logistics B.V.
Wat is een WMS en wat doet een TMS?
Een warehouse management system (WMS) beheert alles wat in het magazijn gebeurt: inkomende voorraad, locatiebeheer, picklijsten, verpakking en uitgifte. Het systeem weet op elk moment hoeveel stuks van welk artikel op welke stellingplek liggen, welke orders open staan en welke zendingen klaarstaan voor transport.
Een transport management system (TMS) regelt de planning en uitvoering van de transporten: routeoptimalisatie, chauffeursbriefing, track-and-trace en de afleverdocumentatie inclusief proof of delivery (POD). Samen vormen WMS en TMS de digitale ruggengraat van een fulfilmentoperatie.
BMD Logistics B.V. werkt met het Mendrix WMS en TMS. Mendrix is specifiek ingericht voor de logistiek van grote en zware producten: de afmetingen, gewichten en bezorgafspraken die bij standaard pakketlogistiek niet voorkomen, zijn in Mendrix als standaard functionaliteit opgenomen.
Hoe koppelt u uw systeem aan Mendrix?
De koppeling loopt via Mendrix Custom Link: een configureerbare integratieschil die communiceert met uw webshopplatform, ERP of orderbeheersysteem. U stuurt orders naar BMD Logistics B.V. en ontvangt statusupdates en voorraadmutaties terug, zonder handmatige tussenkomst.
Mendrix Custom Link ondersteunt de volgende dataformaten:
- XML: veelgebruikt bij maatwerkkoppelingen met ERP-systemen zoals Microsoft Dynamics, SAP of Exact.
- EDI (Electronic Data Interchange): de standaard voor geautomatiseerde B2B-berichtenuitwisseling.
- EDIFACT: de internationale EDI-standaard, gangbaar in de retail en de groothandel.
- CSV: eenvoudig tabblad- of kommagescheiden bestand, bruikbaar bij systemen zonder native EDI-ondersteuning.
- JSON: het gangbare formaat voor API-koppelingen met moderne webshopplatformen en cloudapplicaties.
Welk formaat geschikt is, hangt af van uw platform en de complexiteit van uw orderstructuur. In de praktijk kiest de meerderheid van de webshops voor een JSON-API of een CSV-stroom; grotere B2B-klanten werken vaker met EDI of EDIFACT.
Wat stroomt er heen en terug?
Een koppeling is tweerichtingsverkeer. U stuurt gegevens naar BMD Logistics B.V.; BMD Logistics B.V. stuurt statusinformatie terug.
Van uw systeem naar Mendrix:
- Nieuwe orders (orderregel, artikel, bestemming, bezorgafspraak)
- Voorraadaanvullingen (inbound shipments, verwachte aankomst, artikelgegevens)
- Annuleringen of orderwijzigingen
Van Mendrix naar uw systeem:
- Bevestiging van ontvangst en inslag van voorraad
- Orderstatus per stap: gepickt, verpakt, gereed voor transport, onderweg
- Real-time track-and-trace link voor uw klant
- Proof of delivery (POD) na succesvolle aflevering: tijdstip, naam ontvanger, digitale handtekening of foto
- Retourbevestiging na terugontvangst en inspectie
Dankzij de POD-integratie beschikt u over juridisch afdwingbare leveringsbevestigingen, wat bij grote en dure producten, denk aan een wasmachine, een slaapkameropstelling of fitnessapparatuur, commercieel en juridisch waardevol is.
Hoe ziet de inrichting er in de praktijk uit?
Bij het starten van logistiek uitbesteden via BMD Logistics B.V. doorloopt u een onboardingtraject in drie stappen:
- Mapping: samen met uw team brengen we in kaart welke velden uw systeem aanlevert en hoe die overeenkomen met de velden in Mendrix. Artikelcodes, gewichten, afmetingen, bezorgprofielen en adresformaten worden gematcht.
- Testrun: u stuurt een reeks testorders aan via de gekozen koppeling. We verifiëren dat de ontvangst, verwerking en terugkoppeling foutloos verlopen voordat u live gaat.
- Live: zodra de testrun slaagt, verwerkt Mendrix uw productieorders automatisch. U behoudt een eigen portaal voor handmatige raadpleging en rapportage.
Tijdsduur voor de inrichting varieert afhankelijk van de complexiteit van uw systeem. Een eenvoudige CSV-import is doorgaans binnen een week operationeel; een volledige EDI- of API-koppeling met een bestaand ERP vergt soms twee tot vier weken.
Waarom integratie bij grote producten extra belangrijk is
Bij kleine pakketten accepteert een klant een vertraging van een dag met een simpele excuusmail. Bij een bank van € 1.200 of een industriële hometrainer van € 900 liggen de verwachtingen anders. Uw klant heeft een monteur gepland, heeft vrienden gevraagd te helpen of heeft ruimte vrijgemaakt. Een miscommunicatie over de leveringsdatum of een gemiste bezorging kost u niet alleen geld voor een tweede rijtje, maar ook de klantrelatie.
Real-time orderstatus en een accurate bezorgwindow van anderhalf uur zijn bij grote producten geen luxe, maar een minimumvereiste. De WMS/TMS-koppeling maakt dat mogelijk: de informatie stroomt automatisch vanuit het magazijn naar uw klant, zonder dat u daarvoor handmatig iets hoeft te doen.
Wat u nu kunt doen
Wilt u weten hoe een koppeling tussen uw platform en Mendrix er concreet uitziet? Stuur een korte beschrijving van uw huidige systeem (webshopplatform, ERP of ordermanagementsysteem) naar klantenservice@bmdlogistics.nl. We kijken samen welk koppelingsformat het best past en wat de doorlooptijd van de inrichting is.
Meer over de volledige dienstverlening leest u op e-fulfilment & warehousing.
